Invitation Letter | Bahasa Inggris Kelas XI

Sahabat Latis, pernahkah kalian menulis invitation letter? Invitation letter atau surat undangan merupakan sebuah tulisan yang dibuat dengan tujuan mengundang penerima surat tersebut.

Salah satu contoh surat undangan yang sering kamu terima adalah undangan pesta ulang tahun. Pada undangan itu, tertera nama pengirim dan penerima, permohonan, tempat, waktu, serta bentuk acara.

Lalu apakah invitation letter hanya sebatas surat undangan ulang tahun saja? Agar sahabat latis lebih memahami invitation letter, mari kita baca ulasan berikut ini.

Invitation Letter

Invitation letter atau surat undangan merupakan cara yang paling umum dalam berkomunikasi. Orang-orang dapat mengundang siapa saja untuk mengikuti acara tertentu.

Namun pastikan bahwa invitation letter tersebut mengandung informasi penting seperti tanggal, alamat, salam, isi, dan informasi tambahan bila diperlukan.

A. Apa Itu Invitation Letter?

Seperti yang telah dijelaskan di atas, surat undangan atau invitation letter merupakan sebuah tulisan yang berisi tentang maksud, tujuan, alamat penerima, siapa yang mengirim pesan, permohonan, serta waktu dan tempat.

Invitation letter tersebut dibuat sebagai cara untuk berkomunikasi dengan tujuan mengundang seseorang agar menghadiri sebuah acara.

Berdasarkan jenisnya, ivitation letters dikelompokkan menjadi dua bagian yaitu informal invitation letter dan formal invitation letter.

Lalu, apa perbedaan keduanya?

Formal invitation letter bersifat resmi, struktur penulisan dan bahasanya rapi dengan nilai-nilai yang telah ditetapkan.

Beberapa contoh formal invitation adalah surat pembukaan sebuah sekolah, undangan upacara, dan lainnya.

Ketika menuliskan formal invitation letter, Sahabat Latis harus menyertakan:

• Nama pengirim di bagian atas surat,
• Permohonan untuk menghadiri acara,
• Nama mereka yang diundang,
• Kop surat,
• Menyertakan maksud dan tujuan undangan,
• Informasi tentang tempat, waktu dan tanggal,
• Permohonan surat balasan.

Berbeda halnya dengan informal invitation letter yang bersifat sederhana dengan kata-kata yang lebih santai.

Beberapa contohnya adalah surat undagan akikah, rapat panitia pernikahan, syukuran rumah baru, prom night, arisan, dan reuni.

Baca juga: Les CPNS Jakarta

B. Bagaimana Cara Menulis Invitation Letter?

Sebelum Sahabat Latis mengundang seseorang untuk menghadiri sebuah acara yang kita buat, pastikan kita harus memiliki alasan untuk mengundang mereka.

Sertakan informasi yang rinci tentang acara atau pesta yang akan diselenggarakan. Kalian juga harus menggunakan bahasa yang santun ketika mengundang para undangan.

Buatlah invitation letter dengan bahasa yang mudah dipahami dan sesuaikan dengan jenis undangannya. Tuliskan informasi mengenai tempat, waktu, dan segala macamnya secara lengkap.

Selain itu, kalian juga harus menyertakan:

• Istilah dan ungkapan (jika kalian menulis surat resmi).
• Memperhatikan nomina singular dan plural.
• Adanya tekanan kata, ucapan, intonasi, tanda baca, ejaan, dan tanda tangan.

C. Bagaimana Cara Membalas Invitation Letter?

Bagaimana cara memberikan respon kepada pengirim invitation letter? Kamu dapat merespon dengan memberikan balasan menerima atau menolak.

Tentunya, ketika memberikan balasan, ada hal-hal yang mesti diperhatikan seperti pembahasan di bawah ini.

1. Accepting the Invitation (menerima undangan)

Ketika kamu menerima dan memutuskan untuk menghadiri undangan, kamu harus memberikan balasan dengan memperhatikan ucapkan terima kasih sebagai tanda bahwa undangan tersebut telah kamu terima.

Berikan konfirmasi dengan menyebutkan beberapa informasi rinci seperti tempat, waktu, dan tanggal.

Beritahu yang mengundangmu bahwa kamu akan memenuhi undangan tersebut. Dalam hal ini, kamu bisa menghubungi R.S.V.P. yang tertera pada undangan itu.

Perhatikan kata-katamu ketika menyampaikan surat balasan. Untuk memudahkanmu, kamu bisa mengadaptasi kata-kata di bawah ini.

• Thank you so much for the invitation.
• Thank you for inviting me to your event.
• It would be great to be there. Thank you!
• How kind you are to ask, I would be delighted.
• That's very kind of you.

2. Rejecting the Invitation (menolak undangan)

Sahabat Latis, bolehkah kita menolak undangan seseorang? Bagaimana pun, kita diharapkan agar dapat memenuhi undangan.

Akan tetapi, kita juga tidak bisa mengelak dari kejadian yang tak terduga. Agar penolakan tersebut tetap disambut dengan baik, gunakanlah kata-kata berikut ini.

• Thank you, it's an honor for me, but I'm sorry. I have to leave this city tomorrow for unpredictable reason.
• Thank you very much for your kindness. But I am so sorry that I have something that should be fixed.
• Thanks a bunch, I wish that I could.
• Thanks, but I've been working a lot lately. I think I'm gonna sit this one out.
• I apologies, but I will be unable to attend your invitation.

D. Seperti Apa Format dan Contoh Penulisan Invitation Letter?

Bagaimana cara menulis invitation letter yang baik dan benar? Cara pertama yang harus Sahabat Latis lakukan adalah mempelajari format penulisannya. Baik itu cara menulis invitation letter dalam bentuk formal dan informal.

Format Penulisan Formal Invitation Letter

Sahabat Latis, coba perhatikan gambar di bawah ini!

Source: amyarie

Pastikan bahwa formal invitation letter yang akan kalian buat menyertakan hal-hal berikut:

1. Title; judul yang menjelaskan apa tujuan addresser (pengirim) kepada addressee (penerima).
2. Date and time (waktu dan tanggal).
3. Body (isi surat); mencakup maksud undangan, pengisi acara, dan hal lainnya.
4. Signature; penutup surat, tanda tangan pengirim, dan nomor kontak yang bisa dihubungi.

Agar Sahabat Latis lebih memahami apa itu formal invitation letter, mari simak contoh berikut ini ya...

E.g. Formal Invitation Letter: Meeting Invitation

Business Meeting Invitation Letter

To.

Henry Jackson

Vice President,

Jackson Group of Companies,

A-45, second floor, Fring tower,

Yen street, Mart enclave,

London, UK

Date: 6th May 2020

Subject: Businessmeeting Invitation Letter

Respected Mr. Jackson

I, Kell Darwin am writing this letter to you on behalf of Quentin Group of Companies with the aim of inviting you to a business meeting between your company and ours to discuss all the terms of agreement for the upcoming business project.

The meeting will be held on 10th May 2020 at our head branch and would start at 9 am. We request you to bring along all the necessary paperwork and supporting documents. We would like to inform you that you are allowed to bring a legal counsel so as to guide you through the process. The meeting will go on for a time span of about 2 hours and would discuss the clauses and conditions of the Business partnership contract and its proceedings.

If you have any objections or need any change in timings, kindly let us known within 1 day.

Looking forward to seeing you,

Thanking you

Kell Darwins

Source: https://www.pinterest.ph/pin/833095631063607792/

Format Penulisan Informal Invitation Letter

Sahabat Latis, coba perhatikan gambar di bawah ini!

Source: amyarie

Pastikan bahwa informal invitation letter yang akan kalian buat nantinya menyertakan hal-hal berikut:

1. Salam pembuka; menyertakan tujuan kepada siapa dan untuk apa undangan tersebut dikirimkan.
2. Event atau acara yang juga memuat siapa penyelenggara acara tersebut.
3. Date and time (hari dan tanggal).
4. Place (tempat).
5. R.S.V.P atau kontak yang bisa dihubungi.
6. Pesan atau informasi tambahan.

Agar kalian lebih paham tentang penulisan informal invitation letter, coba pelajari contoh di bawah ini ya...

E.g. Informal Invitation Letter: Wedding Invitation

Invitation for Wedding

To:

George Smith,

187, High Street, Bristol.

24th October, '21.

Dear George,

It is with great pleasure I invite you to the wedding of our daughter (Theresia and James) on 31st October, ’21 at St. Andrews Church, Mall Road, Bristol at 10.30 a.m.

Please extend our invitation to your wife and son as well. I hope you all would be able to join us on this special occasion.

Looking forward to seeing you!

With best wishes,

(Jennifer Bright)

Source: https://www.peterainsworth.com/will-you-be-my-bridesmaid-letter-template/will-you-be-my-bridesmaid-letter-template-new-ficial-marriage-invitation-letter-format-gallery-image/

Baca juga: Bimbel CPNS Online

Bagaimana Sahabat Latis, sudah mulai paham kan dengan materi Invitation Letter?

Supaya kamu makin paham dengan materi lainnya, bisa jawab PR dan tugas di sekolah dengan mudah dan prestasi kamu meningkat tajam, kamu bisa coba ikutan les privat Latisprivat lho!

Gurunya berprestasi dan biayanya juga hemat. Bisa online dan tatap muka juga. Fleksibel kan? Untuk info lebih lanjut, kamu bisa hubungi Latisprivat di line chat 085810779967.

Sampai ketemu di kelas!

Referensi:

https://newoldstamp.com/blog/examples-of-a-good-invitation-letter-for-an-important-business-meeting/

Modul Bahasa Indonesia Kelas XI; Cordially Invited oleh Dra. Yenny Sukhriani, MS.Ed. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal PAUD, DIKDAS, dan DIKMEN Direktorat PISMA 2020.

Bashir, Makhruk. 2017. Bahasa Inggris. Jakarta: Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.